Rekisterin pitäjä
Yritys: Ihohoitola Freya, Y-tunnus: 2388490-2
Yhteyshenkilö: Susanna Rinne
Osoite: Pirkkalaistori 4, liikehuoneisto 8. 37100 Nokia
Puhelin: 045-3558399
Rekisterin nimi: Ihohoitola Freya -asiakasrekisteri
Rekisterin pitämisen peruste: Asiakassuhteen hoito, ylläpitäminen ja kehittäminen.
Rekisterin käyttötarkoitus
Valviran rekisteröimä terveydenhuollon ammattihenkilö (jalkojenhoitaja (at), koulutettu hieroja) kerää asiakkaista hoidon toteuttamisen ja asiakassuhteen hoidon kannalta olennaiset tiedot asiakas/potilasrekisteriin. Potilastietojen kirjaaminen on lakisääteinen velvollisuus ja rekisterin ylläpitäminen perustuu potilaslakiin (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista), potilasasiakirjoja käsittelevään STM:n asetukseen sekä tietosuoja-asetukseen (GDPR). Rekisteritiedot palvelevat asiakkaan/potilaan hoidon suunnittelua, toteutusta ja seurantaa, edistävät hoidon jatkuvuutta ja palvelevat asiakkaan/potilaan tiedonsaantioikeutta ja oikeusturvaa.
Henkilötietojen käsittelyn periaatteet
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan aina seuraavia periaatteita:
- henkilötiedot käsitellään lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn henkilön kannalta läpinäkyvästi
- henkilötiedot kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten, eikä niitä käsitellä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla
- henkilötiedot ovat asianmukaisia, olennaisia ja rajoitettuja siihen, mikä on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään
- henkilötietojen on oltava täsmällisiä ja ajantasaisia. Kaikki käsittelyn tarkoituksiin nähden havaitut epätarkat ja virheelliset henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan
- henkilötiedot säilytetään muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoituksen toteuttamista varten
- henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta käyttäen asianmukaisia teknisiä tai organisatorisia toimia.
Rekisterin tietosisältö
- Asiakkaan/potilaan perustiedot (nimi, osoite, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköposti, laskutustiedot)
- Yritysasiakkaan yhteyshenkilön perustiedot (nimi-, osoite, y-tunnus, puhelinnumero, sähköposti, laskutustiedot, tehtävä ja asema yrityksessä)
- Potilastiedot (terveydentila, hoitoon tulon syy, allergiat, lääkitys, aikaisemmat hoidot ja tutkimukset, elintavat) sekä asiakas- ja vastaanottokäyntien hoitomerkinnät
- Muut asiakkaan itsensä antamat tiedot (ammatti, harrastukset sekä muu sellainen tieto, jolla on merkitystä hoidon suunnittelussa tai toteutuksessa)
- Muut asiakkuuden hoitoon liittyvät tiedot, kuten ajanvaraustiedot ja verkkokaupan tilaushistoria.
Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaalta/potilaalta itseltään saadut tiedot, joita kerätään puhelin- ja sähköpostiyhteydenotoista, sähköisen ajanvarauksen ja verkkokaupan tiedoista, esitietolomakkeella, asiakkaan/potilaan haastattelusta ja hoidon aikana saadusta lisätiedosta.
Evästeet
Verkkosivustollamme www.hoitolafreya.com ja www.freyabeauty.fi käytetään evästeitä (cookies) sivuston kävijätilastojen analysointiin. Tavoitteenamme on kehittää sivustomme laatua ja sisältöjä käyttäjälähtöisesti. Kävijätiedot on anonymisoitu, emmekä lähetä niitä kolmansille osapuolille. Voit halutessasi estää evästeiden rekisteröinnin selaimesi määrityksistä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. On hyvä ottaa huomioon, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.
Kolmannen osapuolen evästeet
On huomattava, että kolmansien osapuolten palveluiden, jotka käyttävät evästeitä tai muita seurantakohteita palveluidemme kautta, valvonta ei kuulu tämän käytännön piiriin, emmekä käytä mitään kontrollia näihin käytäntöihin. Näiden evästeiden käyttöä säännellään saman kolmannen osapuolen laatimien sääntöjen mukaisesti. Siksi pyydämme teitä ottamaan huomioon tietosuojaa koskevat tiedot ja tiedot siitä, miten verkkosivuilla julkaistuja evästeitä voidaan hallita tai poistaa käytöstä:
Wix-tietosuoja ja evästeet: https://www.wix.com/about/privacy
Google tietosuoja ja evästeet: https://policies.google.com/privacy?hl=fi
Google Analytics tietosuoja ja evästeet https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=fi
Tietojen luovuttaminen
Lähtökohtaisesti tietoja ei luovuteta muille osapuolille. Mikäli tietoja luovutetaan, perustuu luovuttaminen rekisteröidyn suostumukseen (kirjallinen suostumus) ja rekisteröidyn asioiden hoitamiseen. Potilasasiakirjat luovutetaan pääsääntöisesti kopioina ja luovuttamisesta tehdään aina merkintä alkuperäiseen asiakirjaan. Rekisterin tietoja ei siirretä, säilytetä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Tietojen säilytys
Kerätty tieto säilytetään vain sen ajan, kun se on toiminnan kannalta merkityksellistä. Potilasasiakirjojen säilytysaika on 12 vuotta potilaan kuolemasta tai jos siitä ei ole tietoa, niin 120 vuotta potilaan syntymästä. Alle 1-vuotiaina kuolleiden potilaiden tietoja säilytetään 120 vuotta syntymästä. Säilytysajan umpeuduttua tiedot hävitetään asianmukaisesti.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Fyysinen suojaus
Kirjalliset dokumentit säilytetään lukitusti, erillään sähköisesti tallennetuista tiedoista.
Sähköinen suojaus
Rekisterinpitäjän tietojärjestelmä ja matkapuhelin (ajanvaraus, verkkokauppa) sekä muut sähköiset tiedostot on suojattu normaalisti käytössä olevilla tietoteknisillä suojausmenetelmillä. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Terveydenhuollon potilasrekisterinä hoitolani käytössä on Kanta B-luokkaan hyväksytty tietojärjestelmä Phorest.
Tarkastus- ja korjausoikeus
Rekisteriin kirjatulla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat dokumentit siltä osin, että muiden rekisteröityjen oikeuksia ei loukata. Rekisteriin kirjatulla henkilöllä on oikeus vaatia kirjauksen korjaamista. Mikäli kirjauksessa on molempien osapuolten toteama virhe, se tulee korjata välittömästi. Mikäli korjausta vaaditaan tulkintaan tai muutoin epäselvään kohtaan, korjausvaade liitetään korjattavan kohdan yhteyteen, mutta ei korjata.
Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti yrityksen yhteyshenkilölle.
Rekisteröidyn muut oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamansa suostumus.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen markkinointiin.
Tietoturvaloukkaukset
Mahdollisten tietoturvaloukkausten osalta yritys on velvollinen ilmoittamaan asiastavalvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa siitä, kun rekisterinpitäjä on tullut tietoiseksi tietoturvaloukkauksesta. Tietoturvaloukkauksesta ilmoitetaan myös loukatuille henkilöille.
